Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1.    Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä: Suomen Yrityskummit ry – Finlands Företagsmentorer rf

Osoite: Eteläranta 10, 00130 Helsinki

Puhelin: 050 371 06 02

Sähköposti: info@yrityskummit.fi

Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Minna Järvinen

Tietojärjestelmä nimi: Särmä.

Tietojärjestelmän käyttötarkoitus: Yrityskummien ja asiakasyritysten yhteydenpitoon.

Järjestelmä ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää.

Tietojärjestelmän teknisestä rakenteesta vastaa Hakosalo Innovations Oy.

2. Rekisteröidyt Rekisterissä käsitellään Suomen Yrityskummit ry:n jäsenien, asiakkaiden ja yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden/asiakkuuden aikana, sen ylläpito sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Rekisterin käyttöoikeudet ovat yhdistyksen nimetyillä toimihenkilöillä sekä alueellisilla pääkäyttäjillä (alueyhteyshenkilöillä). Nimetyt rekisterin käyttäjät käsittelevät saamiaan tietoja luottamuksellisesti.

4. Rekisterin tietosisältö Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi

- Rekisteröidyn kotipaikka

- Rekisteröidyn sähköpostiosoite

- Rekisteröidyn puhelinnumero

5. Säännönmukaiset tietolähteet Rekisteröidyt ovat itse ilmoittaneet henkilötietonsa rekisteriin.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään (Särmä), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä ulkopuolisille.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Särmä jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään eurooppalaisten palvelimien kautta.

9. Henkilötietojen säilytysaika Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen tai asiakas. Jäsenyyden/asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden/asiakkuuden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi Yhdistys ei profiloi henkilötietoja.

11. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

- vaatia henkilötietojensa poistamista

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen info@yrityskummit.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Yrityskummit ry – Finlands Företagsmentorer rf

Minna Järvinen

Eteläranta 10, 00130 Helsinki

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.5.2023.